Van Excel naar een Webapplicatie – Waarom overstappen loont

Veel Nederlandse bedrijven maken nog steeds gebruik van Excel of Access om hun dagelijkse werkzaamheden uit te voeren. Hoewel deze tools veelzijdig zijn, kan het op den duur efficiënter zijn om over te stappen naar een online webapplicatie. In dit artikel bespreken wij de voordelen van het vervangen van spreadsheets door een webapplicatie en waarom dit een slimme keuze is voor groeiende bedrijven.

Wanneer kiezen voor een webapplicatie?

Excel en gelijksoortige applicaties zoals Access worden veel gebruikt voor dataopslag, data-analyse en projectplanning. Soms worden deze tools zo intensief gebruikt dat het de vraag oproept of ze wel de beste oplossing zijn. Vaak komt dit doordat de organisatie met deze applicaties is opgegroeid en ze veelzijdig inzetbaar zijn.

Toch zijn er risico's verbonden aan het gebruik van Excel, vooral voor bedrijven die werken met bedrijfskritische of gevoelige gegevens. Hieronder bespreken we vier redenen om te overwegen over te stappen naar een webapplicatie:

• Veiligheid: Excel kan weliswaar worden beveiligd met een wachtwoord, maar dit niveau is beperkt en kwetsbaar voor hacks. Daarnaast kent Excel geen uitgebreide mogelijkheden voor gebruikersrechten, waardoor iedereen toegang kan krijgen tot alle data.
• Foutgevoeligheid: Het is niet ongebruikelijk dat spreadsheets fouten bevatten, zelfs bij ervaren gebruikers. Kleine fouten kunnen grote gevolgen hebben, zoals bij het bekende "London Whale" incident waar de verkeerde functie werd gebruikt en dit leidde tot grote verliezen.
• Versiebeheer: Werknemers sturen vaak meerdere versies van dezelfde spreadsheet rond. Hierdoor ontstaan snel verschillende versies van bestanden en komt het samenvoegen van gegevens op één correcte versie bij één medewerker terecht.
• Schaalbaarheid: Voor groeiende bedrijven zijn spreadsheets vaak niet duurzaam. Het bijhouden van data vergt veel tijd en inspanning. Bovendien bieden Excel en Access geen ondersteuning voor realtime samenwerking of update-meldingen, waardoor teams minder efficiënt kunnen werken.

Efficiënt samenwerken

In een webapplicatie kunnen meerdere gebruikers tegelijkertijd werken en krijgen zij verschillende rechten toegewezen. Iedereen weet precies wat zijn of haar taken zijn, wat de samenwerking efficiënter en prettiger maakt. Webapplicaties kunnen ook beschikbaar worden gesteld voor medewerkers die onderweg zijn of thuiswerken, wat flexibiliteit vergroot.

Nieuwe functionaliteiten toevoegen

Een webapplicatie kan worden uitgebreid met nieuwe functies naarmate het bedrijf groeit. Denk aan extra analysemogelijkheden of ondersteuning van nieuwe bedrijfsprocessen. Medewerkers kunnen actief meedenken over de inrichting van deze functies, wat zorgt voor snellere acceptatie binnen het bedrijf.

Gegevens delen met derden

Een webapplicatie maakt het mogelijk om selectief informatie te delen met klanten, leveranciers of partners. Dit kan bijvoorbeeld via een klantenportaal waar offertes, orders of voorraadstatussen bekeken kunnen worden. Dankzij webservices kan dit veilig en gecontroleerd plaatsvinden, zonder dat gevoelige interne data wordt blootgesteld.

Makkelijk te onderhouden

Webapplicaties draaien op een server en zijn via een webbrowser toegankelijk. Dit betekent dat software-updates centraal plaatsvinden, in plaats van op iedere computer afzonderlijk. Dit verlaagt de onderhoudskosten aanzienlijk. Ook back-ups worden eenvoudiger en betrouwbaarder uitgevoerd, wat zorgt voor extra veiligheid en gemoedsrust.

Meer weten over het laten bouwen van een webapplicatie?

Neem contact met ons op. Wij denken graag met u mee over het ontwikkelen en onderhouden van een webapplicatie die aansluit bij uw bedrijfsprocessen.

Bij DutchBridge combineren wij techniek en passie sinds 2006 tot unieke en krachtige online oplossingen. Wij denken actief met u mee en leveren websites en webapplicaties die uw organisatie verder helpen, nu en in de toekomst.